Wat zijn de beste manieren van vergaderen? Uit onderzoek blijkt dat er verschillende methodes zijn om effectief te kunnen vergaderen. Sommige manieren werken beter voor sommige soorten vergaderingen, terwijl andere manieren juist weer minder goed werken. Bedrijven als Teamspeling helpen hierbij om de juiste manier te vinden voor jouw organisatie. In dit artikel ontdek je vijf verschillende wijzen om een goede vergadering te hebben.
Een van de belangrijkste manieren van vergaderen is om een doel te hebben
Als eerste is het belangrijk om te weten waarom je eigenlijk vergadert. Wat is het doel van de vergadering? Als je dit niet weet, is het moeilijk om de juiste manieren van vergaderen te kiezen. Als je bijvoorbeeld een informele bijeenkomst wilt houden waarbij iedereen zijn of haar ideeën kan delen, dan is een rondetafelgesprek wellicht wel de beste manier. Maar als je een besluit wilt nemen over een bepaald onderwerp, werkt een discussie wellicht wel beter.
Schrijf van tevoren op wat je allemaal wilt bespreken
Ten tweede is het belangrijk om van tevoren op te schrijven welke onderwerpen je wilt bespreken. Dit is zeker handig bij het bepalen van de manieren van vergaderen. Als je bijvoorbeeld weet dat er veel discussie zal zijn over een bepaald onderwerp, dan kun je ervoor kiezen om eerst iedereen zijn of haar mening te laten uitspreken en daarna pas tot een besluit te komen. Op deze manier weet iedereen waar de anderen staan en kunnen er makkelijker besluiten worden genomen.
Zorg dat iemand alles wat gezegd wordt bijhoudt
Tevens is het belangrijk om tijdens de vergadering iemand aan te wijzen die alles bijhoudt. Dit kan helpen bij het nadenken over manieren van vergaderen. Als je weet dat er veel informatie zal worden uitgewisseld, is het wellicht beter om eerst iedereen zijn of haar mening te laten uitspreken en daarna pas tot een besluit te komen. Maar als je weet dat er niet veel informatie hoeft te worden uitgewisseld, kun je ervoor kiezen om een snelle beslissing te nemen.
Houd de vergadering voor de middagpauze of net voor het einde van de werktijd
In de vierde plaats is het belangrijk om de vergadering in te plannen op een tijdstip dat voor iedereen werkt. Dit kan zeker behulpzaam zijn voor het bepalen van manieren van vergaderen. Als je weet dat er veel mensen zullen moeten reizen om de vergadering bij te wonen, is het wellicht beter om de vergadering in de ochtend of vroeg in de middag te houden. Maar als je weet dat iedereen toch al op kantoor is, kun je ervoor kiezen om de vergadering net voor het einde van de werkdag te houden.
Zowel video als fysiek vergaderen is mogelijk
Tot slot is het belangrijk om te weten dat manieren van vergaderen niet alleen beperkt zijn tot fysieke bijeenkomsten. Je kunt ook manieren gebruiken die geschikt zijn voor online bijeenkomsten, zoals een Webinar of een videobel vergadering. Op deze manier ga je met de tijden mee.