Binnen elk bedrijf is debiteurenadministratie het middelpunt van de financiële situatie. Als je met mensen praat over de administratie van de debiteuren wordt vooral gedacht aan de stukken die naar de Belastingdienst moeten en dat het weinig aandacht behoeft. Maar de debiteurenadministratie gaat veel verder en bij een slecht beleid kan dat zelfs leiden tot een faillissement. Daarom hieronder tips om jouw administratie goed in te richten.
Bouw een goede basis op
De eerste tip die je aan moet nemen is dat de basis van jouw debiteurenadministratie van groot belang is voor het vervolg. De basis bestaat uit een goed en compleet overzicht van jouw debiteuren te hebben. Als je een klant opzoekt moet je eenvoudig, het liefste in één oogopslag, kunnen zien wat de status is, of er openstaande facturen zijn, hoelang die al open staan en wat de hoogte van het openstaande bedrag is. Daarnaast kun je ook zien of er een factuur betwist wordt en wat voor stappen er zijn genomen om de facturen betaald te krijgen.
Als je dit overzicht van je debiteuren hebt dan heb je een goede basis waar je verder op kunt bouwen. Want het zou vervelend zijn als je debiteuren belt voor een openstaande factuur als die bijvoorbeeld nog niet vervallen is of al betaald blijkt te zijn. Dat kan een verstoring van je klantrelatie opleveren als dat te vaak gebeurd.
Behandel je debiteurenadministratie volgens een stappenplan
De tweede tip is dat het gebruik van een vast stappenplan je veel ondersteuning biedt. Als het niet veel debiteuren zijn kan een Excel-sheet prima volstaan, maar voor de grotere administraties en professionelere benodigdheden zijn er speciale debiteurensoftwareprogramma’s op de markt. Je kunt hier eenvoudig termijnen inzetten die gehandhaafd moeten worden, denk aan vervaldata van facturen, agendapunten om een klant te bellen en de termijn waarin de factuur ter incasso moet worden gedaan.
Dit stappenplan voor jouw debiteurenadministratie geeft zowel jezelf als de debiteur voorspelbaarheid en dus ook structuur. Door de structuur zal je merken dat debiteuren jouw factuur verwachten op een bepaald tijdstip en weten dat als ze niet tijdig betalen ze ook daadwerkelijk gemaild en/of gebeld worden. Deze vastigheid en structuur geeft een extra boost en zo worden jouw facturen niet zo snel vergeten. Daarnaast lopen de vervaltermijnen ook niet ongemerkt hoog op, waardoor je het financiële risico dat de factuur niet meer betaald zal worden kleiner is. Uit onderzoek is namelijk gebleken dat hoe korter de factuur open staat en je actie onderneemt, hoe groter de kans is dat hij uiteindelijk betaald zal worden.
Jouw debiteurenadministratie inrichten is geen hogere wiskunde, maar het is wel een vakgebied apart. Het is verstandig om een medewerker hiervoor aan te nemen die kennis heeft op dit gebied of je kunt eens kijken naar de mogelijkheden om het debiteurenbeheer uit handen te geven aan een gespecialiseerd bureau. Er zijn veel incassobureaus die naast het incassotraject ook advies geven op het gebied van creditmanagement of zelfs jouw debiteurenbeheer in zijn geheel of gedeeltelijk uit handen nemen.